5 powodów aby zmienić biuro rachunkowe

Kiedy jesteśmy na początku drogi, kiedy dopiero rozpoczynamy swoją przygodę z prowadzeniem działalności gospodarczej, nie do końca wiemy jakie decyzje podejmować, aby zawsze były słuszne i prawidłowe. Po załatwieniu wszystkich formalności związanych z otwarciem działalności gospodarczej, przychodzi także czas na wybór biura rachunkowego.

Zazwyczaj jest to decyzja bardzo intuicyjna i przypadkowa, rzadko kiedy od razu stawiamy na właściwe biuro rachunkowe. Na początku wydaje nam się że każde biuro rachunkowe jest takie same, że właściwie świadczą oni te same usługi. Różnice zaczynamy zauważać dopiero po kilku miesiącach, kiedy pojawiają się pierwsze uwagi i nie do ciągnięcia właśnie ze strony biura rachunkowego.

Nie bójmy się zmienić biura rachunkowego

Przy pierwszym wyborze biura rachunkowego, zwykle nie widzimy wszystkich ważnych czynników, jakie będą miały wpływ na prowadzenie naszej działalności. Wydaje nam się, że biuro rachunkowe ma wszystkie niezbędne nam usługi i będzie wykonywać je sumiennie i na czas. Dopiero po kilku miesiącach zaczynamy dostrzegać powody, według których nasz pierwszy wybór biura rachunkowego nie do końca był właściwy. Jeżeli widzimy rażące niedopełnienia obowiązków ze strony księgowego bądź kłopoty związane z kontrolą Urzędu Skarbowego, warto rozważyć zmianę biura rachunkowego. Przyjrzyjmy się jakie są najczęstsze powody przedsiębiorców, którzy podejmują decyzję o zmianie usług księgowych na inne.

1. Kiedy rozliczenia są niepoprawne i nie zgadzają się kwoty podatku VAT

Najtrudniejszym i najistotniejszym problemem, kiedy koniecznie musimy pomyśleć o zmianie biura rachunkowego, są kłopoty wynikające z niewłaściwych rozliczeń oraz zaniżania bądź zawyżania podatku VAT. Jeżeli choć trochę znasz się na zasadach rozliczania podatku dochodowego, a Twój księgowy popełnia wciąż jakieś błędy, koniecznie rozważ zmianę biura rachunkowego na inne. Tak samo, gdy zaczyna niepokoić cię kwota podatku VAT, jeżeli wydaje Ci się zaniżona bądź zawyżona, jeżeli nie wszystkie koszty i przychody są wliczane do rozliczenia miesięcznego, wszystkie te argumenty przemawiają za szybką zmianą usług księgowych.

2. Nie posiadasz wglądu do własnej dokumentacji firmowej oraz faktycznego stanu zasobów finansowych

Obowiązkiem każdego biura rachunkowego jest regularne udostępnianie przedsiębiorcy bądź innej osobie upoważnionej do reprezentowania firmy, dokumentacji księgowej i finansowej. Mowa tutaj o raportach KPiR oraz wykazach VAT, analizach finansowych sporządzanych na życzenie klienta, indywidualnych numerach kont bankowych do wszystkich niezbędnych urzędów oraz skanów wszystkich innych dokumentów księgowych, w tym faktur dochodowych i kosztowych w szczególnych wypadkach.

Większość biur rachunkowych wysyła potrzebne dane i dokumenty w formie skanów, po uprzedniej prośbie mailowej bądź telefonicznej klienta. W chwili gdy nie możemy doprosić się dokumentacji na czas, powinna nam zapalić się czerwona lampka.

Najlepiej gdy biuro rachunkowe posiada własny system i specjalne oprogramowanie, za pośrednictwem którego klient może samodzielnie pobrać potrzebne dokumenty, taka opcja jest dostępna tylko w nielicznych biurach rachunkowych, choć z roku na rok staje się coraz popularniejszą usługą księgową.

3. Przynajmniej raz w miesiącu musisz osobiście jechać do biura rachunkowego

Obecnie prawie każde biuro rachunkowe przyjmuje większość dokumentów za pomocą skanów i poczty elektronicznej. Mimo to zdarzają się jeszcze biura księgowe, które muszą mieć wszystko na papierze, a bezpośredni kontakt z klientem jest według nich niezbędny.

Jeżeli taka forma rozliczenia miesięcznego zupełnie Ci nie odpowiada, śmiało możesz rozejrzeć się za usługami innego biura rachunkowego, które większość bądź wszystkie usługi będzie wykonywało zdalnie.

4. Brak płynnej komunikacji telefonicznej oraz mailowej pomiędzy klientem a biurem rachunkowych

Nie możesz dodzwonić się do księgowego? Wciąż zbywa Cię brakiem czasu, a na e maile odpisuje z jednodniowym opóźnieniem? W obecnych czasach liczy się przede wszystkim czas, dlatego jeżeli Twoje biuro rachunkowe ma problemy z organizacją pracy i nie komunikuje się z Tobą w sposób właściwy, najwyższa pora pomyśleć o zmianie biura rachunkowego.

5. Brak zainteresowania i pomocy ze strony księgowych w kwestiach wybiegających standardowe usługi

Ostatnią i równie ważną sprawą jest brak zainteresowania i pomocy ze strony księgowych w kwestiach nie objętych umową. Każde biuro rachunkowe powinno interesować się sprawami finansowymi klienta i monitorować czy akurat w danej chwili nie ma jakiegoś projektu bądź dotacji ze strony rządu, z której klient mógłby skorzystać. Dlatego wiedza na temat projektów i dotacji powinna wypływać od księgowych do klienta, a nie odwrotnie. Jeżeli i na tej płaszczyźnie biuro rachunkowe zawodzi, najwyższa pora coś zmienić, a dokładniej zmienić biuro rachunkowe na lepsze, bardziej nowocześniejsze i idące z duchem czasu i technologii.